Proses bikin janji untuk datang ke kedutaan besar Belanda.

Karena kami berdelapan, awalnya di bulan Februari saya mencoba membuat appointment untuk grup. Tapi habis register, tak lama kemudian masuk notifikasi di email bahwa pendaftarannya tidak valid, appointment dibatalkan. Beberapa kali mencoba, saya nyerah dan kemudian mendaftar individual. Appointment untuk individual mulai dari jam 08.00-10.30, sedangkan appointment untuk grup mulai dari jam 14.00-16.00. Daftar individual lancar-lancar saja. Namun per 1 Ip address hanya dibatasi 4 orang, jadi yang 4 orang lain saya daftar via laptop yang ada di rumah.  Saya memilih slot jam 10.30 ( 1 slot kuotanya 20 orang). Pertimbangannya, saya berencana terbang  dari Makassar ke Jakarta pada hari yang sama jam 06.30 dan dari bandara langsung ke kedutaan. Maklum saya cuman minta cuti 1 hari saja. Berencana pengen di tanggal 28 Maret tapi rupanya kedutaan masih libur tanggal segitu, Jadi milih tanggal 24 Maret 2015 biar selesai pengajuan aplikasi visa, langsung cuss ke Bandung buat reuni ama teman-teman angkatan di long weekend. Sambil menyelam minum air, gak perlu buang duit tiket pesawat khusus buat ngurus visa.

Tips: Antisipasi membludaknya pengajuan visa Schengen. Ada masa-masa tertentu, slot untuk janji itu penuh terus. Sebaiknya jauh-jauh hari sudah direncanakan kapan mengurus visa dan membuat temu janji. Pengajuan visa sudah boleh dilakukan 3 bulan sebelum keberangkatan. Jadi  misalnya berangkat Mei, pengajuan visanya sudah bisa sejak Februari dan bikin janjinya sebulan sebelumnya.

Proses pemberkasan

Bagi saya dan Amel, ini merupakan pengajuan visa Schengen yang kedua kalinya. Dua-duanya di kedutaan Belanda. Yang pertama tahun 2012, jadi sudah punya pengalaman.  Di email bukti perjanjian ada attachment formulir visa dan checklist. Checklistnya sedikit berbeda dengan checklist yang diberikan pada saat datang di kedutaan Belanda.

Checklist yang diberikan pada saat datang di kedutaan Belanda adalah sebagai berikut:

• Paspor asli
• Bukti Perjanjian
• Formulir Visa
• Lembaran Perjalanan
• Copy Asuransi Perjalanan.
• Copy Print out Booking Tiket
• Undangan yang dilegalisasi oleh Kotamadya/Hotel Reservation
• Copy Paspor para pengundang dan Izin Tinggal
• Surat Keterangan Bekerja/SIUP (Wiraswasta)
• Copy Buku Bank
• Kartu Keluarga

Berkas disusun ulang berdasarkan checklist ini.

Proses Wawancara dan Pengambilan sidik jari

Alhamdulillah, penerbangan dari Makassar ke Jakarta tepat waktu. Dari bandara langsung ke kedutaan, tiba jam 09.00.  Sambil nenteng koper, kami masuk ke kedutaan. Security diluar mengecek bukti appointment baru mempersilahkan masuk. Sama security di bagian pintu masuk, koper kita disimpan. Kemudian melapor ke petugas yang memberikan checklist dan nomor antrian. Di dalam ruang tunggu ini sudah tidak diperbolehkan untuk mengaktifkan HP. 2 teman yang datang bersama dari Makassar kaget liat di checklist ada persyaratan kartu keluarga dan mereka tidak bawa. Untungnya mereka bisa segera minta diemailkan kartu keluarga sama teman kantor via email dan cetak di Kedutaan. Di Kedutaan ada fasilitas foto visa bagi yang belum bawa foto dan cetak berkas. Biaya foto Rp 50,000 dan print berkas Rp 5000/lembar. Nomor antrian dipanggil, kita dipersilahkan menaruh tas tangan dan lainnya di dalam locker. Hanya berkas pengajuan saja yang boleh dibawa masuk ke dalam kantor penyerahan berkas. Di dalam kantor diberi nomor antrian lagi. Waktu itu loket penyerahan berkas dan pengambilan data sidik jari yang terbuka ada 3. Adikku, Amel yang mendapat giliran pertama dari grupku mencoba menyampaikan sama petugas bahwa sebenarnya akan pergi bersama dengan 7 orang lainnya dan semuanya hadir pada saat itu juga. Petugasnya langsung meminta semua berkas kami dan manggil satu persatu untuk mengambil data sidik jari. Secara resmi sih tidak ada wawancara satu per satu, cuma ngobrol biasa sama adikku. Biaya visa juga diserahkan secara kolektif Rp 850,000 x 8 orang. Dijanjikan paspor bisa diambil pada tanggal 06 April. Lama ya, padahal tahun 2012 urus visa di pagi hari, jam 2 siang sudah disuruh datang ambil paspor. Tanda terima paspor saya serahkan sama teman yang tinggal di Jakarta biar dia yang pergi ambil. Dan alhamdulilah passpor kembali dan sudah terisi sticker visa Schengen.

Info terakhir mengenai Permohonan visa melalui Kedutaan dan Konsulat Belanda: Untuk mengoptimalkan pelayanan kami kepada para pemohon visa, mulai 1 Juli 2016 pengumpulan permohonan visa kunjungan singkat akan ditangani oleh biro jasa khusus, yaitu: VFS Global, di Jakarta, Surabaya dan Denpasar.VFS Global tidak mempunyai perwakilan di Medan. Setelah 1 Juli 2016, para pemohon visa dari Medan dan sekitarnya harus mengajukan permohonan di VFS Global in Jakarta.  Untuk membuat janji permohonan visa bisa dilakukan lewat situs web VFS Global.